Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Quotlix GmbH
Hegelstraße 31, 27721 Ritterhude, Deutschland
Registergericht: Amtsgericht Walsrode, Registernummer: HRB 209997
Vertreten durch die Geschäftsführer: Timo Reich
USt‑ID: DE348409844
E‑Mail: kontakt@digital-zulassen.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Digitale Zulassungsverfahren (iKFZ) durchführen und übermitteln – insbesondere Erfassung, Validierung und Übermittlung von Antragsdaten über die Großkundenschnittstelle (GKS) des Kraftfahrt‑Bundesamtes an die zuständige Zulassungsbehörde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. einschlägigen gesetzlichen Pflichten (z. B. FZV).
• Kommunikation, Support, Nachweisführung (Protokolle/Status, Korrespondenz). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Vorgangsbearbeitung und IT‑Sicherheit).
• Zahlungsabwicklung (Gebühreneinzug, Buchhaltung). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer‑/handelsrechtliche Pflichten).
• IT‑Sicherheit & Betrugsprävention (z. B. Logfiles, Zugriffskontrollen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO.
• Einwilligungsbasierte Technologien (z. B. optionale Analyse‑/Komfort‑Cookies). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG.

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Stamm‑ und Kontaktdaten: Name, Anschrift, E‑Mail, Telefonnummer.
• Vorgangsdaten Fahrzeug: FIN, Fahrzeug‑/Halterangaben, eVB‑Nummer, Angaben aus Zulassungsbescheinigung, Nachweise/Dokumente (Uploads).
• Zahlungsdaten: Transaktions‑IDs, Masken-/Token‑Daten vom Zahlungsdienstleister
• Nutzungs‑/Metadaten: IP‑Adresse, Zeitstempel, Geräte-/Browser‑Informationen, Protokolle.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Supportanfragen, Rückmeldungen der Behörden über die GKS.

4. Herkunft der Daten

Die Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen über unsere Formulare auf digital‑zulassen.de. Zusätzlich erhalten wir Status‑/Rückmeldungen über die GKS vom Kraftfahrt‑Bundesamt und den zuständigen Zulassungsbehörden. Zahlungsdaten stammen von den von Ihnen ausgewählten Zahlungsdienstleistern.

5. Empfänger und Kategorien von Empfängern

• Kraftfahrt‑Bundesamt (GKS) und zuständige Zulassungsbehörden – eigenständige Verantwortliche für die behördliche Verarbeitung.
• Zahlungsdienstleister / Banken für die Abwicklung der Gebühren (siehe Abschnitt „Zahlungsabwicklung“).
• IT‑/Hosting‑Dienstleister (Auftragsverarbeiter) zur Bereitstellung von Infrastruktur, Support und Betrieb: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Rechenzentrum: Deutschland).
• Weitere Auftragsverarbeiter (z. B. E‑Mail‑/Ticket‑Systeme), die wir sorgfältig auswählen, vertraglich binden (Art. 28 DSGVO) und überwachen.

6. Drittländer

Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt; Serverstandort: Deutschland.

7. Speicherdauer

• Vorgangs‑ und Vertragsunterlagen: Aufbewahrung in der Regel bis zum Abschluss des Vorgangs und darüber hinaus gemäß gesetzlicher Pflichten (regelmäßig bis zu 10 Jahre; z. B. HGB/AO).
• Server‑Logfiles: technik-/sicherheitsbedingte Speicherung für bis zu 30 Tage.
• Support‑/Kommunikationsdaten: in der Regel bis zu 24 Monate, sofern keine längeren Pflichten/Ansprüche bestehen.
• Zahlungsunterlagen: entsprechend steuerrechtlicher Pflichten (regelmäßig bis zu 10 Jahre).

8. Cookies & vergleichbare Technologien

Wir setzen nur technisch erforderliche Cookies ein, die für den Betrieb der Seite bzw. die Antragstellung notwendig sind (z. B. Session‑, Sicherheits‑ und Einwilligungs‑Cookies). Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO.

Widerruf/Einstellungen: Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und Cookies über Ihre Browser‑Einstellungen löschen/blockieren. Hinweise finden Sie in der Hilfe Ihres Browsers.

9. Server‑Logfiles

Bei Aufruf unserer Seiten verarbeiten wir automatisch Server‑Logdaten (z. B. IP‑Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressourcen, Referrer, User‑Agent). Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Sicherheit (z. B. Angriffserkennung) und Stabilität. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Kontakt & Support

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E‑Mail oder über Formulare), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertraglich) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienten Supportprozessen).

11. Nutzerkonto

Falls Sie ein Konto anlegen, verarbeiten wir Registrierungs‑ und Nutzungsdaten zur Kontoverwaltung und Authentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Keine besonderen Kategorien / Minderjährige

Wir verarbeiten im Rahmen der digitalen Zulassung keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 DSGVO. Unser Angebot richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren.

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Informationen ist für die Durchführung des Zulassungsvorgangs erforderlich. Ohne diese Daten kann der Vorgang nicht bearbeitet werden.

16. Ihre Rechte

Sie haben – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: kontakt@digital-zulassen.de.

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für uns ist in der Regel:

18. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (u. a. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung), um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich Rechtslage, unser Dienst oder die Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist hier abrufbar; das Datum „Stand“ finden Sie oben auf dieser Seite.